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残業を無くしたい?仕事の効率を上げる方法3選!

  • 2020年2月15日
  • 2020年4月6日
  • 仕事

こんにちは、りょーです!
毎日仕事大変ですよね。

社会人にとって悩みの一つとなることが多いのは残業です。

私も最初はかなり悩まされました。
仕事が終わらず残業をする、そうしているとさらに新たな仕事が舞い込む、また残業・・・

このような負の連鎖が止まらず、発狂したくなる時もありました。
このままではダメだと思い、考えました。

私はこの記事で紹介する3つの仕事の仕方でほとんど定時に帰っています。

ではいきます!

TO DOリストを作ってやるべきことを整理しよう!

仕事が次々と舞い込むと
「あれもやらんなんこれもやらんなん・・うわー!」
となりがちかと思います。

例えば私は建築業なのですが、やらなければならないことをただ頭で考えてみると
「〇〇物件の部材を発注して〇〇の現場へ打ち合わせして△△物件の工事段取りをして△△物件の作図をする」

うーん、やること多い!嫌だ!
となると思います。
さらに途中で急な仕事が舞い込んだらより焦ることでしょう。

そこで、「いつ」「何を」やらなければならないのかまとめてみると

〇月〇日にすべきこと
・〇〇物件の部材を発注
・〇〇の現場へ打ち合わせ

△月△日にすべきこと
・△△物件の工事段取り
・△△物件の作図

「あれ?意外とやることないかも!」
ってなりますよね?
TO DOリストとはこのように、期日までにやるべきことをまとめたリストのことをいいます。

TO DOリストを作成することによって何を優先すべきかが見え、効率的に時間を使うことができるので便利です。

また、終わったものには下のように線を引いて消していくと残っている仕事が一目で分かり、悩む時間がさらに短くなり効率UPです。

〇月〇日にすべきこと
・〇〇物件の部材を発注
・〇〇の現場へ打ち合わせ

△月△日にすべきこと
・△△物件の工事段取り
・△△物件の作図

デスクは常にきれいにしておこう!

これは私が特に心掛けていることの一つです。
まずは下の2つの画像をご覧ください。

どちらのデスクが仕事しやすいでしょうか?
皆様は2枚目の画像のほうが仕事しやすいと感じたはずです。

デスクが汚い時のデメリットとして以下が挙げられます。

・見つけたいものが中々見つけられず余計な時間を費やす

・そのデスクを見るだけで嫌になりやる気が低下する

・仕事がたくさんあると思い込んでしまう

・その時やっている仕事以外の資料が目に入り集中できない

一方常にデスクをきれいにするメリットとして以下が挙げられます。

・見つけたいものがすぐ見つかりスムーズに仕事が進む

・多くのスペースを使え快適に仕事ができる

・仕事が片付いていくことを感じられる

・その時やっている仕事以外の余計な資料が視界に入らず集中できる

ちなみに私は一つの仕事を終えるごとに毎回、ペンも所定の位置に戻したり使った資料も全て片付けることをルーティーンとしています。

そうすることで常にリフレッシュした気持ちで仕事に取り組むことができます。
オススメです!

前もって周りに次の日にくる仕事を聞いておこう!

仕事というものは当日来るものが100%ではないです。
周りの先輩も「これは明日渡そう」と思っているものもあるはずです。

TO DOリストですでに任されたことは整理できていたとしても、当日に仕事が舞い込みすぎて、余裕をみていても計画が崩れることがあります。

つまり効率を下げる原因の一つは当日急に来る仕事です。
ならば逆に次の日に来る仕事を知っておけば前もって計画が立てられ、スムーズに仕事が進みます。

私は周りの方々に
「明日どんな仕事を引き継ぐ予定ですか?」
毎日聞いてます。

そしてこれは周りの方にも評判です。
「前もって聞いてくれると渡しやすいし、やろうとする意志も感じ取れる」とお礼の言葉をいただきました。

先輩も聞かれるなら遅いより早いほうが絶対に嬉しいはずです
「自分から聞きに行ったら色々任されそうで嫌だ」
と思っているかもしれませんが、聞かなくても回ってきます。

心構えをして計画を立てるか当日聞いてあたふたするかの違いです。
前者のほうが楽ですよね?

周りも自分も良い流れとなり、winwinの関係になれます!

まとめ

この記事のまとめです。
ポイントは以下の通りです。

・TO DOリストを作成し「いつ」「何を」やるのか明確化する

常にデスクをきれいにして快適に仕事をする

次の日に来る仕事を前もって聞いて計画立てをする

早く帰れるとやりたいこともできて良いこと尽くしですよね。
一緒に頑張りましょう!

随時他の記事も更新していきます!
皆様の役に立てる情報をご提供できるように頑張りますので宜しくお願い致します!

※集中力に関する記事を執筆致しました。
よければこちらも合わせて読んでいただき、さらに効率UPです!

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